Existen formalidades que satisfacen series de expectativas y concretas características de especial envergadura, que hacen del proceso. Un espacio dinámico y de aspecto necesario, aun así deben ser planeados ya que determinan grados que ofrecen alternativas para las presentaciones siguientes. Respecto al protocolo y su diseño la agenda debe concluir con sus actividades u otras necesidades, no obstante esta cambia en función al presupuesto. El gestor organizador tiene claro cómo funciona el equipo humano.

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